Kuidas muuta igapäevane virtuaalne suhtlus ladusaks ja sujuvaks?
Meie töö- ja suhtlusstiil on viimastel aastatel muutunud jäädavalt ning selleks, et ka edaspidi töö ladusalt ja efektiivselt tehtud saaks, peame pisut oma digitaalset kehakeelt teadlikult suunama.
Seekordses lugemisnurgas jagame häid nippe Erica Dhawani raamatust “Digital Body Language: How to Build Trust and Connection, No Matter the Distance”. Seda raamatut võiks lugeda ka koos tiimiga, peatükkide kaupa arutades ja oma tiimi kultuuri ja suhtlemisstrateegiat kujundades. Kuid kui selleks hetkel aega ja jaksu pole, siis võib pilgu heita allolevale kokkuvõttele.
Virtuaalne suhtlus jaotub online-koosolekuteks ja erinevates kanalites kirjalikuks infovahetuseks. Järgnevalt on välja toodud raamatust kõlama jäänud mõtted, mida igaüks meist võiks kõrva taha panna.
Virtuaalsed koosolekud
Tavapäraselt astume koosolekuruumi, tervitame kolleege, viskame mõne nalja või vastame kolleegi naljale mõne emotsiooniga. Miks peaksime virtuaalsel kohtumisel teisiti käituma?
Austa oma kolleege kõige lihtsamal ja loomulikumal viisil ehk tervita neid silmast-silma lülitades alati sisse kaamera ja jättes võimalusel mikrofoni avatuks.
Ole kohal — nii ise koosolekuid kokku kutsudes, kui ka neil osaledes, arvesta, et igal kohtumisel on eesmärk. Valmista ennast ette, kui seda on palutud ja tee märkmeid, kui lepitakse midagi kokku. Kui oled ise koosoleku eestvedaja, siis jaga enne koosolekut nii palju infot, et osalejad saaksid aimu, mis on kohtumise eesmärk ja mis on igaühe roll selles. Kui jagad oma ekraani või presenteerid, siis püüa ennast asetada hetkeks vaataja/kuulaja kingadesse — kuidas oleks kõige lihtsam seda infot omandada, kui otsene silmside ja kontakt puudub.
Jaga igale osaleja piisavalt informatsiooni, miks nad on kutsutud ja kirjelda koosoleku alguses, kuidas võiks see koosolek ideaalses maailmas lõppeda (kokkulepped, ülesannete jaotused, teemaarutlused jne). Kui on teade kõigil eesmärk, on võimalus selleni jõuda kordades suurem.
Ole täpne — alusta ja lõpeta koosolek kokkulepitud ajal ning koosoleku algatajana võiksid olla kõnes kohal paar minutit varemgi. Vahel on hea ka mitu korda läbi mõelda, kas kõigi kutsutute osalus on vajalik. Üks ebameeldivamaid tundeid on osaleda koosolekul, kuhu oled igaks juhuks kutsutud. Tee alati selegeks, et igaüks teab oma rolli sellel kohtumisel. Kirjalik suhtlus, e-kirjade saatmine ja nendele vastamine tundub esmapilgul üks lihtsamaid asju, kuid oh, kui palju on võimalik muuta organisatsioonis kultuuri, kui igal kirja saatjal ja saajal on meeles mõned olulised punktid:
E-kirja ette valmistades mõtle hoolega läbi, kellele kirjutad, mis teemal ning millist vastust (kas üldse?) ootad sellele sõnumile. Valmis kiri tasub kaks korda läbi lugeda , sest vahel on emotsiooni pealt kirjutatud sõnumil teine toon, kui tegelikult sooviksid välja näidata.
Kirjuta oma sõnumid arusaadavalt ning lihtsalt loetavalt:
1) Keerulised väljendid ja ridade vahelt loetavad sõnumid jäta eravestlusteks, kus tunned saajat paremini ning sinu sõnum ei tekita rohkem segadust, kui vaja.
2) Kirja struktureerimine on eraldi oskus — kasuta kirjavahemärke, loetelus eralda loetelurühmad numbrite või tähtedega.
3) Kui kiri lõpeb küsimuse või üleskutsega, siis võid sellele tähelepanu juhtimiseks ka vahetult enne tühikuid kasutada või info paksus kirjastiilis esitada.
Tunneta oma organisatsioonis kasutatavaid suhtluskanaleid ning vali oma sõnumi edastamiseks sobiv. Olenevalt kirjasaajast, teemast ja sõnumi pikkusest oleks hea analüüsida kanalit, mille kaudu info edastatakse.
pealkirja valimine e-kirjas on elulise tähtsusega. Mõtle läbi, et see oleks täpne ja piisavalt lühike.
Kirjale vastates märka, kas sinu vastus on oluline vaid kirja saatjale või kõikidele saajatele (reply-all nupp) vajalik.
Kohe kui märkad, et sinu sõnumit on valesti tõlgendatud või sa ise ei ole kindel, kas saad sõnumisaatjast õigesti aru, on hea haarata telefon või veelgi parem, otsida kolleeg võimalusel kontoris üles. Miski ei aita paremini, kui ekraanita näost-näkku suhtlus.
Artikli autor
