Mõtle tagasi viimasele konverentsile, webinarile või strateegiapäevale, kus osalesid terve päeva. Kuidas end selle päeva jooksul tundsid? Ehk tunned midagi ära minu tavapärasest nimekirjast: põnevus, igavus, haaratus, segadus, entusiasm, hämming… Kõik need on normaalsed kogemused — mõnda küll naudime rohkem kui teist. Korraldades on hea hoida meeles, et kogemused on küll igaühe enda omad, aga meie saame nende loomist või vältimist väga palju mõjutada!

• Oled järgmist sündmust planeerimas? Ära mõtle tegevuse peale. Mõtle eesmärgi peale. Mida tahad kogu sündmusega saavutada? Mis kogemust soovid luua? Kui see pilt on selge, mõtle osaleja peale. Mis on tema eesmärgid: mida soovib osaledes saavutada ja kogeda? Nüüd saad hakata plaani pidama, et aidata kõigil oma soove täita.

• Osalejad tahavad kontakte luua või omavahel suhelda, korraldaja tahab head sisu pakkuda? Lihtsalt info jagamine pole ju tegelikult teema — pigem on ikka soov teadmist luua ja see toimub osalejate endi sees. Laske siis osalejatel ettekande lõpus omavahel arutada, mis ja miks neid enim kõnetas. Nii saab uus info rohkem omaks ja tugevdatakse suhteid vestluspartneritega.

• Kui tahate, et osalejad suhtleksid laiema ringiga, pange nende nimesiltidele erinevad märgid, mille alusel sündmuse käigus grupeeruda. Laudadele võib sättida erinevad teemakohased küsimused, et toetada omavahelist suhtlust püsides samas teemas.

• See võid tunduda sündmusel üllatav, aga kuuldu sünteesimiseks on tegelikult väga kasulik luua veidi vaikust ja rahu. Peale ettekannet või paneelarutelu sättige ruumi kirjutamiseks piisavalt valgust, hoolitsege, et kõigil oleks kirjutusvahendid ja andke kätte mõtteots, kuidas sisust enda jaoks olulist salvestada. Näiteks: mis mõte mind enim kõnetas? Kuidas selle enda jaoks tööle panen? Mille kohta edasi uurin?

• Soovid katta erinevaid teemasid, aga ühest teise liikumine tundub kohmakas? Leia hea näide, millega erinevad teemad ühendada. Kui ise ei leia, küsi osalejatelt! Võid kasutada veidi mõttes visualiseerimist: kui üks teema on jõe ühel kaldal ja teine teisel, siis millest koosneb sild, mis neid ühendab?

• Kaasatus on kõrgem, kui osaleja on saanud ise teema peale mõelda. Visake ettekande või paneeli alguses õhku mõni küsimus. Kuna head visuaalid on ka abiks, võite kasutada Slidot või Mentit, et vastuseid näidata ja struktureerida.

Kui tahad kasvõi ainult sündmuse lõpus midagi osalejatelt küsida, kaasa neid kohe alguses. Nii lood keskkonna, mis soodustab kaasa mõtlemist ja rääkimist, mitte vaid passivset kuulamist. Sellest võidavad kõik. Ja kaugele viib ka väike huumor! Peaasi, et seod selle sujuvalt teemasse ja tunned seltskonda, et leida õige toon.

Artikli tõlkis ja toimetas

Tiina-Katrina Kaber

Loe lisaks