4-päevane töönädal, kui üks tulevikutööd iseloomustav kontseptsioon, on viimasel ajal aina enam kõlapinda saamas. Ka Eestis on mitmed ettevõtted seda kas ajutiselt või püsivalt rakendamas. Scoro Software OÜ läks peale pooleaastast ettevalmistusperioodi 4-päevasele töönädalale üle 2022. aasta suvel. Seda tehti kogu rahvusvahelise tiimiga, vähendamata töötasusid, pikendamata ülejäänud tööpäevi ja seades jätkuvalt ambitsioonikaid eesmärke. 

Põhjalikku ettevalmistusse suunatud aeg ja energia olid õige investeering ning täna saab julgelt jagada praktikaid, mida tiimiga igapäevaselt kasutatakse.

Ühed sagedamini küsitud küsimused seoses 4-päevase töönädalaga on olnud “millest alustada?” ja “mida teete nüüd teisiti?”. Siia artiklisse on kogutud mõned mõtted Scoro kogemuse põhjal, mis võivad olla kasulikud sarnasele teekonnale asujatele. Ääremärkusena tasub aga meeles pidada, et iga teekond on unikaalne - arvestama peaks enda ettevõtte eripärade, eesmärkide ja võimalustega - nii on suurem tõenäosus jätkusuutliku lahenduse sünniks. 

Alusta küsimusest “Miks?”

Vastus sellele lihtsale, aga mõjusale küsimusele on miski, mis aitab fookust hoida ja rajal püsida nii ilusatel, kui väljakutsuvamatel aegadel. 4-päevase töönädalaga kaasnevatest võitudest räägitakse ja kirjutatakse palju, kuid oluline on leida just need, mis kõige rohkem resoneeruvad. 

Scoro eesmärkideks oli siduda igapäevane töötamise viis tootefilosoofiaga, võimaldada inimestele parem tasakaal  töö- ja eraelu vahel ning olla inspiratsiooniks teistele ettevõtetele, kes 4-päevase töönädala suhtes uudishimulikud on. 

Tiimi kaasamine 

Inimeste arvamuse ja ettepanekutega arvestamine juba algusfaasis loob tugeva stardiplatvormi edasisteks sammudeks. Tasub uurida, mida inimesed, keda muudatus ju kõige enam puudutab, sellest arvavad - mida nähakse väärtusena, kas tuleb välja murekohti, kuidas ollakse valmis muudatuse edukasse elluviimisesse panustama jne. 

Scoros viidi esimene küsitlus läbi enne ettevalmistusprotsessi alustamist ja see võimaldas juba algusest peale teatud teemadele teadlikult tähelepanu pöörata. Küsitlusest oli näha, et oleme ühel meelel – kõigi eelistus oli töötada vähem, aga efektiivsemalt. 

Ettevalmistus 

Toimiva tulemuse võti seisneb ettevalmistuses ja see on koht, kuhu tasub kindlasti maksimaalselt ressurssi suunata. Võib spekuleerida, et paljud katsetused 4-päevase töönädala rakendamisel on määratud ebaõnnestuma, sest vajalikud nüansid ei ole piisavalt läbi mõeldud. Ettevalmistus on siinkohal ka see etapp, mis ettevõtetes ilmselt sisu poolest kõige rohkem erineb. 

Scoros pandi kokku 7 töörühma, millega oli kõigil soovijatel võimalus liituda - huvilisi oli palju ja nii moodustusid grupid, kus olid esindatud erinevad kogemused, perspektiivid ja vajadused. Iga töörühm võttis fookusesse ühe olulise tööhalduse valdkonna, milles soovisime muutust luua - kommunikatsioon, koosolekud, automatiseerimine, ajajuhtimine, prioriseerimine, töötajate heaolu, õiguslikud ja finantsaspektid. 

Iga töögrupp seadis konkreetsed mõõdetavad eesmärgid, mille alusel muudatuste efektiivsust hinnata, kaardistas toimivad ja muutmist vajavad praktikad ning töötasid välja juhendmaterjalid. Olulisel kohal oli ka gruppide töö keskne koordineerimine, et arendatavad lahendused omavahel sobiksid ja ühtse terviku moodustaksid. Scoro 4-päevase töönädala blogist leiab rohkem infot nii eesmärkide kui konkreetsete muudatuste/tegevuste kohta, mida erinevates valdkondades rakendatakse - https://www.scoro.com/4-day-work-week/.

Juurutamine 

Väidetakse, et uue harjumuse juurutamine võtab minimaalselt 21 päeva. Kui uusi harjumusi on korraga rohkem, siis on nendega kohanemine veelgi enam teadlikkust ja aega nõudvam. 

Võib eeldada, et enamikes ettevõtetes, kus 4-päevasele töönädalale üleminekut planeeritakse, tehakse tööprotsessides muudatusi. Seega on inimeste toetamine uute harjumuste juurutamisel kriitilise tähtsusega. Kaaluda võiks muudatuste elluviimist samm-sammult ja teha protsess võimalikult lihtsaks. 

Scoros tutvustati uusi töötamise põhimõtteid valdkondade kaupa lühikestel online koolitussessioonidel, mis võimaldas dialoogi teket ja kiireid vastuseid küsimustele. Nii oli lihtsam hiljem süveneda juhendmaterjalidesse, mis juba sisult detailsemad. Tiimile olid ja on jätkuvalt toeks 4-päevase töönädala tšempionid, kes suhtuvad targalt töötamisse eriti kirglikult ja kelle poole saavad inimesed alati väljakutsetega pöörduda. Juurutamise puhul on oluline järjepidevus ja uute töötamise viiside pidev tähelepanu all hoidmine. 

Tagasiside ja tulemuste analüüs

Avatus tagasisidele ja mõistmine, et alati on arenguruumi on edasiviivad väärtused, seda ka 4-päevase töönädala kontekstis. Põhjalik ettevalmistus on oluline, kuid tõenäoliselt ei suudeta selles faasis siiski kõiki detaile ette näha. Seetõttu on tähtis jooksvalt jälgida, kas uued töötamise printsiibid toimivad parimal võimalikul viisil või neid saaks viimistleda, midagi muuta jne. Siin on abiks tagasiside küsimine inimestelt, seatud mõõdikute analüüsimine ja erinevate lahenduste julge katsetamine.

Scoros viiakse läbi kvartaalseid tagasiside küsitlusi, et aasta jooksul potentsiaalsed kitsaskohad üles leida ja neid vastavalt parendada. Paralleelselt toimub andmeanalüüs, mille jaoks saadakse sisend erinevatel platvormidelt, ennekõike tööhaldustarkvarast Scoro, mida ettevõtteüleselt kasutatakse. 

Praktilised soovitused

Varasemalt jagatud link Scoro blogisse suunab materjalideni, kus on välja toodud olulisemad muudatused, mida rakendatakse. Siin on loetletud soovitused, mis on universaalsed ja millest ei võida mitte ainult 4-päevase töönädala viljelejad vaid kõik inimesed ja tiimid, kes soovivad targemalt töötada. 

• Keskendu olulisele. Sea selged eesmärgid ja keskendu maksimaalselt sellele, mis reaalset väärtust loob. 

• Ole teadlik sellest, kuhu oma aja suunad. Aega on kõigil võrdselt ja võidab see, kes kasutab seda ressurssi läbimõeldult ja efektiivselt. Võta näiteks nädal ja kaardista selle vältel oma igapäevased tegevused ja neile kuluv aeg võimalikult täpselt. Ülevaadet analüüsides vaata, kas midagi saab delegeerida, automatiseerida, ära jätta, ajaliselt ümber planeerida nii, et tegeleksid sellega päeva selles osas, kus oled kõige “teravam” jne. 

• Automatiseeri. Kui sinu töö sisaldab korduvaid tegevusi, on see märk potentsiaalsest võimalusest midagi automatiseerida. Kui sinu jaoks kõlab “automatiseerimine” juba eos millegi väga keerukana, siis võimalusel küsi abi. IT tiimid on reeglina täis erakordselt sõbralikke ja nutikaid tegelasi. 

• Ole teadlik enda mõjust teistele. Väärtusta enda aega ja energiat ning arvesta, et sind ümbritsevad inimesed teevad sama. Kirjuta oma sõnum emaili, Slacki või mujale viisil, mis ellimineerib juba eos mitmeti mõistmise ja lisaküsimused. Mõtle kaks korda enne, kui juhuslikul hetkel kellegi poole “ühe kiire küsimusega” pöördud - ehk oleks mõistlikum kirjalik sõnum, millega ta saab tegeleda siis, kui ta on praeguse tegevuse lõpetanud. Kaasa koosolekule vaid need inimesed, keda sinna hädasti vaja ja saada neile, kel infot vaja, memo jne. 

• Väldi segajaid. Lülita välja teavitused ja keskendu ühele asjale korraga. Illusioon multitaskimise võimalikkusest on ammu purustatud. 

• Võta pause. Planeerides enda tööd, planeeri ka (ekraanivabasid) pause, mis sind päriselt laevad ja mis aitavad töölainelt välja lülituda. Liigu, kuula muusikat, lepi kokku kõne sõbraga vms. Tööaja tasakaalustamine kvaliteetsete pausidega aitab sul olla loovam, fokuseeritum, tähelepanelikum ja produktiivsem.

Lugemissoovitus: David Allen, “Getting Things Done”

Artikli autor

Annika Albert